OCR-Rechnung-Import mit KI. Belege automatisch erfassen.
Rechnungen per Foto oder PDF hochladen, KI erkennt Betrag, Datum, Lieferant, USt-Anteil und BetrKV-Kategorie automatisch. 94 % Trefferquote, direkt mit Nebenkostenabrechnung und DATEV-Export verknüpft.
Auf einen Blick
Der OCR-Rechnung-Import erfasst Belege automatisch: Foto vom Smartphone oder PDF aus E-Mail hochladen, KI erkennt in unter 6 Sekunden Betrag, Datum, Lieferant, USt-Anteil, IBAN, Belegart, BetrKV-Kategorie und Rechnungs-Nr. 94 % Trefferquote bei strukturierten Rechnungen; bei unklaren Belegen schlägt das System Werte vor, die Sie bestätigen. Vor KI-Aufruf werden personenbezogene Daten anonymisiert. Belege landen in der GoBD-konformen Mediathek (10 Jahre Aufbewahrung), sind durchsuchbar und mit Nebenkostenabrechnung und DATEV-Export verknüpft. Massen-Import per ZIP für mehrere Belege gleichzeitig, bei Migration aus Excel oder anderem Tool: 200 Belege in 1–2 Stunden Verarbeitungszeit.
94 %
Trefferquote bei OCR-Beleg-Erkennung
< 6 Sek
Verarbeitungszeit pro Beleg
8 Felder
Erkannt: Betrag, Datum, Lieferant, USt, BetrKV-Kategorie u. a.
Massen-Import
ZIP-Upload für mehrere Belege gleichzeitig
So funktioniert’s
Sechs Schritte vom Foto zur Buchung.
Beleg hochladen
Foto vom Smartphone, PDF aus E-Mail oder gescanntes Dokument. Per Drag & Drop oder Upload-Button. Alle gängigen Formate (JPG, PNG, HEIC, PDF).
OCR + KI-Erkennung
Im Hintergrund läuft die OCR-Engine (Texterkennung) plus KI-Klassifizierung. Erkannt werden: Betrag, Datum, Lieferant, USt-Anteil, IBAN (bei Empfänger), Belegart, BetrKV-Kategorie. Pro Beleg < 6 Sekunden.
Anonymisierung vor KI
Vor Übergabe an die KI werden personenbezogene Daten anonymisiert: Lieferanten-Adressen, Mitarbeiter-Namen. KI sieht: Rechnungsbetrag, Datum, Belegart. Re-Identifikation lokal in Immorium.
Vorausfüllung im Beleg-Formular
Das Beleg-Formular ist mit den erkannten Werten ausgefüllt. Sie prüfen die Werte (typisch 5–10 Sekunden), bestätigen oder korrigieren bei Bedarf. System lernt aus Korrekturen.
Zuordnung zur Wohnung / Kostenart
Pro Beleg: Wohnung wählen (oder „Gesamtgebäude" bei Gemeinschaftskosten), BetrKV-Kategorie (bei umlagefähigen Kosten). Bei wiederkehrenden Belegen (z. B. monatliche Versicherung): einmal zuordnen, beim nächsten Mal automatisch erkannt.
Verknüpfung mit Nebenkostenabrechnung
Bei der nächsten Nebenkostenabrechnung sind alle Belege pro BetrKV-Position automatisch verknüpft. Pro Position sehen Sie die Liste der Belege; Mieter sieht das in der Erläuterung (sofern gewünscht).
Was wird erkannt
Acht Felder pro Beleg automatisch.
| Feld | Details |
|---|---|
| Betrag (brutto, netto, USt) | Mehrwertsteuer-Anteil getrennt erkannt |
| Datum | Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Zahlungsfrist |
| Lieferant | Name und Adresse, anonymisiert vor KI |
| Lieferanten-IBAN | Für Zahlungs-Zuordnung |
| Belegart | Rechnung, Quittung, Gutschrift, Mahnung |
| BetrKV-Kategorie | Welche der 17 Positionen ist betroffen |
| Rechnungs-Nummer | Eindeutiger Beleg-Identifikator |
| Zahlungs-Status | Offen / bezahlt / überfällig |
Anwendungsfälle
Vier Situationen, in denen OCR Zeit spart.
Heizkostenabrechnung vom Wärmedienstleister
ista oder Techem-Heizkostenabrechnung ankommt als PDF. Sie laden hoch: Betrag, Wohnungs-Aufteilung, Verbrauchsdaten werden automatisch erkannt und in die Nebenkostenabrechnung importiert.
Versicherungsrechnung Gebäude
Gebäudeversicherung 2024 kommt als PDF. Hochladen. Lieferant „Allianz", Betrag 850 €, BetrKV-Kategorie „Versicherungen". Bei jährlich wiederkehrenden Belegen lernt das System die Klassifizierung.
Handwerker-Rechnung
Sanitär-Reparatur kostet 320 €. Foto vom Beleg, Hochladen. System erkennt: Lieferant „Sanitär Müller GmbH", Betrag, BetrKV-Kategorie „Instandhaltung" (nicht umlagefähig. Vermieter trägt). Wird in der Anlage V als Werbungskosten zugeordnet.
Massen-Import alter Belege
Bei Migration aus Excel oder anderem Tool: ZIP-Archiv mit allen Belegen der letzten 3 Jahre hochladen. System verarbeitet im Hintergrund (typisch 1–2 Stunden für 200 Belege), Sie prüfen die Ergebnisse.
FAQ
Häufige Fragen zum OCR-Beleg-Import.
Wie genau ist die OCR-Erkennung?
94 % Trefferquote bei strukturierten Rechnungen (Standardformat, klare Druckqualität). Bei schlechter Foto-Qualität, ungewöhnlichem Layout oder handgeschriebenen Quittungen sinkt die Quote: typisch 70–85 %. Bei Unsicherheit markiert das System unklare Felder mit einem Hinweis-Symbol; Sie können den Wert manuell setzen.
Welche Formate werden unterstützt?
PDF (mit OCR-Sandwich), JPG/PNG/HEIC (mit OCR), DOCX/XLSX (eingeschränkt). Größenlimit pro Datei: 50 MB. Bei größeren Dokumenten (z. B. lange Heizkostenabrechnungen) wird automatisch komprimiert. Massen-Import als ZIP für mehrere Belege gleichzeitig.
Werden Belege automatisch zur BetrKV-Kategorie zugeordnet?
Ja: bei Standard-Belegen (Heizkosten, Versicherungen, Grundsteuer, Hausmeister) erkennt die KI die BetrKV-Position automatisch. Bei unklaren Belegen oder Sonderfällen schlägt das System eine Kategorie vor; Sie bestätigen oder ändern. Das System lernt aus Korrekturen: bei wiederkehrenden Belegen (z. B. monatliche Versicherung) wird die Klassifizierung beim nächsten Mal automatisch übernommen.
Was ist mit personenbezogenen Daten?
Vor Übergabe an Google Gemini werden Lieferanten-Adressen, Mitarbeiter-Namen und andere personenbezogene Daten lokal pseudonymisiert (spaCy NER + Regex, fail-closed, siehe /sicherheit/anonymisierung-ki). Gemini sieht: Rechnungsbetrag, Datum, Belegart. Re-Identifikation läuft lokal in Immorium. Gemini wird über Google Ireland Ltd. mit EU-Verarbeitung genutzt.
Wie werden Belege archiviert?
Belege landen in der Immorium-Mediathek (siehe /funktionen/archivieren): GoBD-konform, mit Audit-Trail, 10 Jahre Aufbewahrung (§ 147 AO). Verschlüsselt mit AES-256, durchsuchbar per Volltextsuche, mit eindeutiger Beleg-Nr für DATEV-Verknüpfung.
Kann ich Belege rückwirkend importieren?
Ja. Bei Migration aus einem anderen Tool oder bei Aufbau der Buchhaltung: ZIP-Archiv mit allen alten Belegen hochladen. System verarbeitet im Hintergrund. Bei 200 Belegen typisch 1–2 Stunden Verarbeitungszeit; Sie können in der Zeit die App schließen und werden per E-Mail benachrichtigt.
Was kostet die OCR-Verarbeitung?
Pro OCR-Aufruf 1 Credit. Im Basis-Tarif sind 30 Credits/Monat inkludiert, ausreichend für typisch 30 Belege pro Monat (= ein Mittelstands-Portfolio). Professional 80 Credits, Enterprise 200. Top-up bei Bedarf 0,50 €/Credit. Für reine Verwalter (keine Vermarktung mit KI-Bildern) reicht der Standard-Tarif oft auch bei 80+ Belegen monatlich.
Werden Belege automatisch bezahlt?
Nein. Immorium ist keine Banking-App. Bezahlt werden Belege weiterhin über das eigene Online-Banking. Die Rechnungs-Daten (IBAN, Betrag, Verwendungszweck mit Beleg-Nr) werden in einem Banking-Export-Format ausgegeben, das in vielen Bank-Apps direkt als Überweisungsvorlage importiert werden kann.
Können wiederkehrende Belege erkannt werden?
Ja. Bei monatlichen oder jährlichen Belegen vom gleichen Lieferanten (z. B. Gebäudeversicherung Allianz, Heizkosten ista) erkennt das System nach dem zweiten Beleg die Wiederholung. Beim dritten Beleg sind alle Felder vorausgefüllt: nur Betrag und Datum prüfen, fertig. Spart 80 % der Zeit bei laufenden Belegen.
Was ist mit Bar-Belegen oder Quittungen?
Bar-Belege funktionieren genauso wie Rechnungen: Foto vom Beleg, OCR erkennt Betrag und Datum. Bei Hand-Geschrieben sinkt die Trefferquote auf 60–70 %, dann manuelle Nachbearbeitung. Bei wichtigen Bar-Belegen empfehlen wir eine kurze Notiz im Beleg-Kommentar zur späteren Nachvollziehbarkeit.
Wie hängt das mit der Nebenkostenabrechnung zusammen?
Direkt. Bei der Nebenkostenabrechnung werden alle Belege automatisch pro BetrKV-Position aggregiert. Sie sehen pro Kategorie (z. B. Versicherungen): Beleg 1: Allianz Gebäudeversicherung 850 €, Beleg 2: Hausratversicherung Verwaltungs-Anteil 50 € → Summe 900 € umlagefähig. Bei Mieter-Rückfrage zu einer Position: Beleg ist nur 1 Klick entfernt.
Wie wirkt sich das auf DATEV-Export aus?
Jeder Beleg bekommt eine eindeutige Beleg-Nr (BELEG-2025-00421). Im DATEV-Export wird diese Nr im Belegfeld der Buchung gespeichert. Der Steuerberater klickt im DATEV-System auf das Belegfeld und gelangt über den hinterlegten Link direkt zur PDF-Datei in Immorium. Direkte Datei-Übertragung in DATEV Unternehmen Online: Q1 2027 geplant.
Immorium-Hausverwaltung im Überblick · Teil der Funktionsübersicht. Stand Mai 2026.