Mediathek & Archiv. Volltextsuche über alle Dokumente.
Alle Dokumente und Belege strukturiert archiviert mit OCR-Sandwich-PDF, Volltextsuche über das ganze Portfolio in unter 0,4 Sekunden, GoBD-konform und 10 Jahre aufbewahrt.
Auf einen Blick
Die Mediathek ist Immoriums GoBD-konformes Dokumenten-Archiv. Belege, Mietverträge, Mahnungen und Fotos werden mit OCR-Sandwich-PDF hochgeladen: das Original-Bild bleibt erhalten, eine durchsuchbare Text-Ebene wird hinzugefügt. Volltextsuche über das ganze Portfolio in unter 0,4 Sekunden. Automatische Tags (Beleg, Vertrag, Schreiben, Foto) plus optional manuelle Schlagwörter. Aufbewahrung 10 Jahre nach § 147 AO mit Audit-Trail. Hosting in Deutschland mit AES-256-Volume- und Feld-Verschlüsselung. Bei Anlage einer Nebenkostenabrechnung sind alle Belege pro BetrKV-Position direkt verlinkt; bei DATEV-Export bleibt jede Buchung über eine eindeutige BELEG-NR mit dem Original-Beleg verbunden.
< 0,4 Sek
Suchgeschwindigkeit über alle Dokumente eines Portfolios
10 Jahre
Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO. GoBD-konform
Auto-Tags
Beleg, Vertrag, Schreiben, Foto: automatisch klassifiziert
OCR + Sandwich
PDFs werden durchsuchbar mit Text-Layer
Vier Bausteine
Was die Mediathek konkret kann.
Volltextsuche
Suchen Sie nach „Heizungswartung 2023", „Wasserschaden Bad" oder „Mahnung Mustermann": die Volltextsuche durchsucht alle Dokumente Ihres Portfolios in unter 0,4 Sekunden und zeigt Treffer mit Hervorhebung des Suchworts.
OCR-Sandwich-PDF
Belege werden als Sandwich-PDF gespeichert: die Original-Bilddatei bleibt erhalten, eine durchsuchbare Text-Ebene wird per OCR hinzugefügt. Für gescannte alte Belege und für Foto-aufgenommene Rechnungen.
Automatische Tags
Jedes Dokument trägt automatische Tags (Beleg, Vertrag, Schreiben, Foto) plus optional manuelle Tags („Heizung", „Schaden 2024"). Verschlagwortung beschleunigt das Finden ohne dauernde Volltextsuche.
GoBD-konforme Aufbewahrung
Belege bleiben unverändert (kein Editieren), Versions-Historie wird protokolliert, Aufbewahrung 10 Jahre nach § 147 AO. Mit DATEV-Export werden Belege per eindeutiger Referenz verlinkt.
So funktioniert’s
Sechs Schritte vom Upload bis zur Suche.
Belege hochladen
Per Drag & Drop, Foto-Upload aus dem Smartphone, Massen-Import als ZIP oder direkter Scanner-Upload. Bei Foto: automatische Kontrast-Optimierung für bessere OCR.
OCR-Erkennung
KI-gestützte Texterkennung läuft im Hintergrund. Bei Belegen: Betrag, Datum, Lieferant, BetrKV-Kategorie werden zusätzlich extrahiert. Bei Verträgen: Mieter, Wohnung, Laufzeit.
Automatische Klassifizierung
System weist den Dokumenttyp zu (Beleg, Mietvertrag, Mahnung, Foto). Bei Belegen wird die BetrKV-Position vorgeschlagen. Sie bestätigen oder ändern.
Verknüpfung
Belege werden mit der passenden Wohnung, dem Mieter oder dem Mietverhältnis verknüpft. Bei der Nebenkostenabrechnung sind alle Belege pro Position direkt verlinkt.
Suche & Volltextindex
Index wird in der Datenbank gepflegt: Suche läuft in unter 0,4 Sekunden über mehrere Tausend Dokumente. Beim Treffer wird das Suchwort im Dokument hervorgehoben.
Strukturierter Export
Bei Konto-Löschung oder Mieter-Ende: strukturierter Export aller relevanten Dokumente nach Art. 20 DSGVO. GoBD-Hinweis im Export-Manifest. PDF-Anhänge bleiben durchsuchbar.
Aufbewahrungsfristen
Acht Dokumenttypen und ihre Fristen.
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Mietverträge | 10 Jahre nach Ende Mietverhältnis |
| Belege für Nebenkostenabrechnung | 10 Jahre nach Abrechnung (§ 147 AO) |
| Übergabe-Protokolle | 10 Jahre nach Ende Mietverhältnis |
| Mahnungen und Kommunikation | 10 Jahre |
| Fotos und Inserate | Solange relevant |
| Versicherungs-Belege | 10 Jahre |
| Grundsteuer-Bescheide | 10 Jahre |
| Heizkosten-Abrechnungen vom Dienstleister | 10 Jahre |
Anwendungsfälle
Vier Situationen, in denen die Mediathek konkret hilft.
Bei mieterseitigem Widerspruch zur Nebenkostenabrechnung
Mieter beanstandet einzelne Position der NK-Abrechnung. Sie suchen den Beleg per Volltextsuche („Heizung 2024") in < 1 Sekunde, schicken ihn als PDF mit den Erläuterungen: Streit beigelegt.
Bei rechtlicher Eskalation (Anwalt-Akte)
Bei Räumungsklage oder anderen rechtlichen Schritten benötigt der Anwalt eine vollständige Akte. Sie exportieren alle Dokumente zu einem Mieter als ZIP: chronologisch, vollständig, mit Audit-Log.
Beim Verkauf einer Wohnung
Der Käufer (oder Notar) benötigt alle Dokumente: Mietvertrag, Übergabe-Protokoll, letzte Nebenkostenabrechnung, Versicherungs-Belege. Ein-Klick-Export der gesamten Wohnungs-Akte.
Bei Steuerberater-Anfrage
Steuerberater fragt nach: „Welche Reparaturen wurden 2024 an Wohnung Berlin-Mitte gemacht?" Volltextsuche im entsprechenden Beleg-Ordner, innerhalb 30 Sekunden alle Belege gefunden und versendet.
FAQ
Häufige Fragen zur Mediathek.
Wie funktioniert die Volltextsuche?
Beim Hochladen von Dokumenten läuft eine OCR-Erkennung, der erkannte Text wird im Datenbank-Index gespeichert. Beim Suchen wird der Index durchsucht (nicht die PDFs selbst), was unter 0,4 Sekunden über mehrere Tausend Dokumente liefert. Treffer werden mit Hervorhebung des Suchworts im Dokument-Vorschau-Bild gezeigt.
Was ist GoBD?
GoBD = „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" (BMF-Schreiben). Belege für Buchhaltung und Steuer müssen unverändert (kein nachträgliches Editieren), vollständig (alle relevanten Belege), zeitgerecht (zeitnahe Erfassung), nachvollziehbar (Audit-Trail) und 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Immoriums Mediathek ist GoBD-konform gestaltet.
Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?
Standard: 10 Jahre nach § 147 AO für Buchhaltungs-Belege. Bei Mietverträgen 10 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses, dann kann eine spätere Klage des Mieters (z. B. wegen Kaution) noch nachgewiesen werden. Bei Verkauf der Wohnung: Übergabe der Akte an den Käufer; oder Aufbewahrung beim Vermieter, falls steuerliche Konsequenzen offen sind.
Was passiert bei Konto-Löschung?
Beim Konto-Lösch-Workflow erhalten Sie zunächst einen vollständigen Export aller Dokumente als ZIP: inklusive Mediathek, Buchungen, Stammdaten. Danach werden die Daten in Immorium unverzüglich gelöscht. Steuerrechtlich aufbewahrungspflichtige Belege (10 Jahre nach § 147 AO) können separat archiviert werden.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
PDF (mit OCR-Sandwich), JPG/PNG/HEIC (mit OCR), DOCX/XLSX (mit Text-Index), ZIP für Massen-Imports. Größenlimit pro Datei: 50 MB. Bei größeren Dateien (z. B. lange Mietverträge mit Anhängen) wird gesplittet.
Kann ich Tags manuell hinzufügen?
Ja: neben den automatischen Tags (Beleg, Vertrag, Schreiben, Foto, BetrKV-Kategorie) können Sie eigene Tags vergeben („Heizung 2024", „Schaden", „Sanierung Bad"). Pro Dokument bis zu 20 Tags. Tags lassen sich farblich kennzeichnen für besseres Auffinden.
Wie werden die Belege verschlüsselt?
Auf zwei Ebenen: (1) Volume-Verschlüsselung des Objektspeichers (Google Cloud Storage, serverseitige Verschlüsselung). (2) Bankdaten (IBAN, BIC, Bankname) werden in der Datenbank zusätzlich auf Feldebene mit AES-256-GCM verschlüsselt (lib/crypto/field.ts). Der Master-Key liegt in einer Server-Env-Variable außerhalb des Anwendungs-Repos, off-host gesichert.
Funktioniert die Volltextsuche auch bei handgeschriebenen Belegen?
Eingeschränkt. Druckschrift und gut lesbare Handschrift werden zu ca. 70 % erkannt. Bei unleserlicher Handschrift oder schlechter Foto-Qualität sinkt die Trefferquote. Empfehlung: solche Belege manuell mit Tags und Kommentaren versehen, damit sie ohne Volltextsuche auffindbar bleiben.
Können mehrere Personen auf die Mediathek zugreifen?
Stand Mai 2026 ist Immorium auf einen Account-Inhaber pro Subscription ausgelegt. Mehr-Benutzer-Funktionen (Verwaltungs-Assistent, Read-Only-Steuerberater) sind in der Roadmap. Aktuell ist der pragmatische Weg, dem Steuerberater die Belege als ZIP- oder DATEV-Export zu übergeben.
Wie groß ist der verfügbare Speicher?
Free-Tier: 5 GB. Basis-Tarif: 25 GB. Professional: 100 GB. Enterprise: 500 GB plus erweiterbar nach Bedarf. Bei normalem Vermieter-Workflow (Belege als JPG, Mietverträge als PDF) reichen bereits 25 GB für mehrere Jahre: 50 Wohnungen × 100 Belege/Jahr × 200 KB ≈ 1 GB pro Jahr.
Wo werden die Belege gespeichert?
In Google Cloud Storage Region europe-west3 (Frankfurt), privater Bucket mit signierten URLs. Die Datenbank liegt bei Hetzner Cloud in Nürnberg auf einem LUKS-vollverschlüsselten Volume. Nightly Snapshot in einen separaten GCS-Bucket. Vollständige Subprozessoren-Liste in der Datenschutzerklärung.
Werden Belege ans Finanzamt geschickt?
Nein. Belege bleiben in Immorium. Bei einer Steuerprüfung legen Sie sie dem Prüfer vor (PDF-Export oder direkter Zugriff über einen Read-Only-Account). Der DATEV-Export referenziert Belege per eindeutiger BELEG-NR, der Steuerberater oder Finanzamtprüfer kann den Beleg direkt verlinken.
Immorium-Hausverwaltung im Überblick · Teil der Funktionsübersicht. Stand Mai 2026.