Nebenkostenabrechnung erstellen. Schritt für Schritt nach BetrKV.
Komplette Anleitung zur rechtssicheren Nebenkostenabrechnung nach BetrKV, HeizkostenV und CO₂KostAufG: mit allen 17 umlagefähigen Positionen, vier Umlageschlüsseln, Mieterwechsel-Anteilen und konkretem Rechenbeispiel.
Auf einen Blick
Eine Nebenkostenabrechnung muss binnen 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ankommen (§ 556 Abs. 3 BGB). Sie umfasst die 17 umlagefähigen Positionen aus § 2 BetrKV: Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug, Reinigung, Versicherungen, Hauswart u. a. verteilt mit einem von vier Umlageschlüsseln (Wohnfläche, Personen, Verbrauch, Wohneinheit) auf die Mieter. Heiz- und Wasserkosten sind mindestens zu 50 % und höchstens zu 70 % verbrauchsabhängig abzurechnen (HeizkostenV § 7). Seit 2023 wird zusätzlich die CO₂-Abgabe bei fossilen Brennstoffen zwischen Vermieter und Mieter nach Gebäudeenergie-Klasse aufgeteilt (CO₂KostAufG, Stufenmodell 0–95 % Vermieter-Anteil). Pro Mieter entsteht eine PDF mit Anteilen, geleisteten Vorauszahlungen und Endbetrag (Nachzahlung oder Guthaben). Belege sind 10 Jahre aufzubewahren.
12 Monate
Frist nach § 556 Abs. 3 BGB ab Ende Abrechnungszeitraum
17
Umlagefähige Positionen nach BetrKV § 2
50–70 %
Verbrauchsanteil bei Heizkosten (HeizkostenV § 7)
10 Jahre
Aufbewahrungspflicht für Belege (§ 14b UStG, § 147 AO)
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Sieben Schritte zur fertigen Abrechnung.
Abrechnungszeitraum festlegen
Üblich ist das Kalenderjahr (01.01.–31.12.). Wenn der Mietvertrag einen abweichenden Zeitraum vorsieht (z. B. 01.07.–30.06.), gilt dieser. Bei Mieterwechsel mitten im Jahr wird tagesgenau abgerechnet. Die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB läuft 12 Monate nach Ende des Zeitraums, bei Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres.
Umlagefähige Kosten ermitteln
Nur die 17 in § 2 BetrKV genannten Positionen sind umlagefähig: Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung/Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hauswart, Antennenanlage und weitere. Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen und Modernisierungs-Investitionen sind NICHT umlagefähig: diese trägt der Vermieter.
Belege sammeln und kategorisieren
Jede Kostenposition braucht einen prüfbaren Beleg. Belege sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Sammeln Sie über das Jahr: Grundsteuer-Bescheid, Versicherungs-Rechnungen, Wasser-/Abwasser-Abrechnungen, Heizkosten-Abrechnungen (oft vom Wärmedienstleister wie ista, Techem, Brunata), Hausmeister-Rechnungen. In Immorium per OCR-Beleg-Import mit KI erfasst und automatisch der BetrKV-Kategorie zugeordnet.
Umlageschlüssel pro Position festlegen
Vier Schlüssel zur Wahl: Wohnfläche (qm), Personenzahl, Verbrauch oder Wohneinheit. Für Heizkosten und Warmwasser ist der Verbrauchsschlüssel zwingend (HeizkostenV § 7: 50–70 % verbrauchsabhängig, Rest nach Fläche). Für andere Kosten gibt es Wahlfreiheit. Wichtig: Der Schlüssel muss aus dem Mietvertrag oder der Hausordnung hervorgehen. Eine Änderung mitten in der Mietzeit braucht Zustimmung des Mieters.
Pro-Mieter-Anteile berechnen
Pro Position: Gesamtkosten × (Mieter-Anteil ÷ Gebäude-Gesamt) = Mieter-Anteil. Bei Personen-Schlüssel und Mieterwechsel im Jahr: tagesgenaue Aufteilung. Bei Verbrauchs-Schlüssel: Zählerstände erfassen (Wärmemengenzähler, Wasseruhr, ggf. Heizkostenverteiler). Bei CO₂KostAufG (seit 2023): Vermieter-Anteil nach Gebäude-Energieklasse 0–95 %.
Abrechnungs-PDF generieren
Pro Mieter eine eigene PDF mit Mieter-Anschrift, Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Position, Umlageschlüssel, Mieter-Anteil, geleisteten Vorauszahlungen und Endbetrag (Nachzahlung oder Guthaben). Erläuterung pro Position macht die Berechnung für den Mieter nachvollziehbar, und reduziert Rückfragen erheblich.
Versand und Aufbewahrung
Drei Wege: per Brief mit Empfangsbestätigung (klassisch, rechtssicher), per Mieterportal (mit Zugangsbestätigung) oder per E-Mail (nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters nach § 309 Nr. 13 BGB). Wichtig: Die Abrechnung muss innerhalb der 12-Monats-Frist beim Mieter ankommen, nicht abgeschickt, sondern beim Mieter eingegangen sein (BGH VIII ZR 38/08).
Was zählt, und was nicht
Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten.
§ 2 BetrKV. Umlagefähig
14 Standard-Positionen mit Paragraph
Grundsteuer
§ 2 Nr. 1 BetrKV · Jahresbetrag des Grundsteuer-Bescheids
Wasser & Abwasser
§ 2 Nr. 2-3 BetrKV · Frischwasser + Schmutzwasser
Heizung & Warmwasser
§ 2 Nr. 4-5 BetrKV · Min. 50 % verbrauchsabhängig
Aufzug
§ 2 Nr. 7 BetrKV · Strom, Wartung, TÜV, nicht Reparatur
Straßenreinigung
§ 2 Nr. 8 BetrKV · Stadtreinigungs-Gebühr
Müllabfuhr
§ 2 Nr. 8 BetrKV · Restmüll, Bio, Papier, Wertstoff
Hausreinigung
§ 2 Nr. 9 BetrKV · Treppenhaus, Gemeinschaftsflächen
Gartenpflege
§ 2 Nr. 10 BetrKV · Mähen, Heckenschnitt, Winterdienst
Allgemeinstrom
§ 2 Nr. 11 BetrKV · Treppenhaus, Außenbeleuchtung
Schornsteinfeger
§ 2 Nr. 12 BetrKV · Jährliche Pflichtprüfung
Gebäudeversicherung
§ 2 Nr. 13 BetrKV · Feuer, Sturm, Leitungswasser
Haftpflichtversicherung
§ 2 Nr. 13 BetrKV · Haus- und Grundbesitzer
Hauswart
§ 2 Nr. 14 BetrKV · Nur nicht-Reparatur-Anteil
Antennenanlage / Kabel
§ 2 Nr. 15 BetrKV · Sammel-TV-Anlage, ab 07/2024 Sonderregel
Nicht umlagefähig. Vermieter trägt
Acht typische Kosten, die NICHT umgelegt werden dürfen
Verwaltungskosten
Eigenleistung des Vermieters
Instandhaltung & Reparatur
Erhaltung der Mietsache (§ 535 BGB)
Modernisierungs-Investitionen
Über § 559 BGB umlegbar, nicht über Nebenkosten
Kontoführungs-Gebühren
Privatangelegenheit des Vermieters
Bank-Gebühren
Keine Betriebskosten i. S. d. BetrKV
Steuerberater-Kosten
Außer für die Abrechnung selbst
Hauseigentümer-Versicherung (nicht Gebäude)
Reine Vermieter-Vorsorge
Erschließungs-Beiträge
Einmalige Investitionen
Heizkostenverordnung
Heizkosten: vier Sonderregeln, die alle gelten.
50–70 % verbrauchsabhängig
Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden (HeizkostenV § 7). Der Rest läuft pauschal nach Wohnfläche.
Übliche Aufteilung 30/70
In der Praxis am häufigsten: 30 % Grundkosten (pauschal nach Wohnfläche) + 70 % Verbrauchskosten (nach Zählerstand). Bei sehr energie-effizienten Gebäuden ist 50/50 zulässig.
Zählerstände erfassen
Pro Wohnung: Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler. Erfassung am Stichtag (Ende Abrechnungszeitraum) plus zweimaliges Ablesen bei Mieterwechsel. Externe Wärmedienstleister (ista, Techem, Brunata, Minol) übernehmen das oft komplett.
Monatliche Verbrauchsinfo seit 2022
HeizkostenV-Novelle 2021: Vermieter müssen Mietern bei fernablesbaren Zählern monatlich den Verbrauch und Kostentrend mitteilen. Bei nicht-fernablesbaren Zählern reicht die jährliche Abrechnung.
Rechenbeispiel
Konkretes Rechenbeispiel.
75-qm-Wohnung in einem 4-Parteien-Haus, Aufteilung nach Wohnfläche (außer Heizkosten 30/70). Vereinfachte Darstellung, eine vollständige Abrechnung umfasst alle 17 Positionen.
| Wohnung | 75 qm in 4-Parteien-Haus |
|---|---|
| Gesamt-Wohnfläche Gebäude | 300 qm |
| Mieter-Anteil (Wohnfläche) | 75 / 300 = 25 % |
| Grundsteuer (Jahr) | 1 200 € |
| Anteil Mieter | 300 € |
| Heizkosten (gesamt) | 8 400 € |
| Davon 70 % Verbrauch (laut Zähler) | Mieter-Verbrauch 20 % = 1 176 € |
| Davon 30 % Wohnfläche | 25 % × 2 520 = 630 € |
| Heizkosten-Mieteranteil gesamt | 1 806 € |
| Summe alle umlagefähigen Positionen | ~ 2 600 € pro Jahr |
| Monatliche Vorauszahlung × 12 | 180 × 12 = 2 160 € |
| Nachzahlung | + 440 € |
Jahres-Kalender
Wann was zu tun ist, bei Kalenderjahr-Abrechnung.
Januar (Folgejahr)
Letzte Belege aus Dezember sammeln; Heizkosten-Abrechnung vom externen Dienstleister anfordern
Februar–März
Grundsteuer-Bescheid, Versicherungs-Rechnungen, Wasser-/Abwasser-Abrechnungen einsortieren
April–Mai
Plausibilitäts-Prüfung: passen die Werte zu den Vorjahren? Auffällige Steigerungen erklären
Juni–August
Abrechnung erstellen, Pro-Mieter-PDF generieren, intern prüfen lassen (Steuerberater oder Zweitperson)
September–November
Versand an Mieter mit Empfangsbestätigung; ggf. monatliche Vorauszahlung anpassen
Dezember (Folgejahr)
Letzter Stichtag. Frist nach § 556 BGB endet am 31.12. des Folgejahres
Sechs Fallstricke
Wo Vermieter regelmäßig Geld verlieren, oder dem Mieter zu viel umlegen.
Fehlende Grundsteuer in der Abrechnung
Die häufigste Position, die in DIY-Excel-Abrechnungen vergessen wird. Grundsteuer ist nach § 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich umlagefähig: wer sie weglässt, schenkt dem Mieter typischerweise 200–500 € pro Jahr.
Reparaturen als Hauswart-Kosten getarnt
Hauswart-Kosten sind nur insoweit umlagefähig, als sie NICHT für Reparaturen angefallen sind (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Wer eine 500-Euro-Hauswart-Rechnung umlegt, die teilweise Reparaturen enthielt, fliegt bei einer mieterseitigen Prüfung schnell auf: die Rechnung muss getrennt nach Tätigkeit ausweisen.
Falscher Umlageschlüssel ohne Vertragsgrundlage
Wer den Umlageschlüssel mitten in der Mietzeit ändert, ohne dass der Mieter zustimmt, riskiert die Wirksamkeit der Abrechnung. Steht im Mietvertrag „nach Wohnfläche", dürfen Sie nicht plötzlich nach Personen umlegen. Der Schlüssel pro Position muss vor Beginn des Abrechnungszeitraums festgelegt sein.
Frist versäumt, 12 Monate sind 12 Monate
Die 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB ist eine harte Ausschlussfrist. Wer am 31. Dezember die Abrechnung für das vorletzte Kalenderjahr schickt, kann eine Nachzahlung NICHT mehr fordern: ein Guthaben muss aber trotzdem ausgezahlt werden. Erinnerungs-System (Kalender, Software) ist Pflicht.
Mieterwechsel ohne tagesgenaue Aufteilung
Bei Mieterwechsel mitten im Jahr wird oft die Abrechnung dem Nachmieter „aufgedrückt". Falsch: Jeder Mieter rechnet anteilig für seinen tatsächlichen Mietzeitraum ab. Bei Verbrauchs-Schlüsseln müssen Zwischenstände der Zähler erfasst werden.
CO₂-Aufteilung übersehen (ab 2023 Pflicht)
Seit 2023 (CO₂KostAufG) muss bei fossilen Brennstoffen (Heizöl, Gas) die CO₂-Abgabe zwischen Vermieter und Mieter nach einem 10-Stufen-Modell aufgeteilt werden: je nach Gebäude-Energieklasse trägt der Vermieter 0–95 %. Wer das übersieht, legt zu viel auf den Mieter um.
Rechtsgrundlagen
Zwölf Paragraphen, die für die Abrechnung gelten.
§ 535 BGB
Inhalt und Hauptpflichten des Mietvertrages
§ 556 Abs. 3 BGB
12-Monats-Frist Nebenkostenabrechnung
§ 556a BGB
Abrechnungsmaßstab: Wohnfläche, Personen, Verbrauch
§ 556d BGB
Mietpreisbremse
BetrKV § 1
Definition der Betriebskosten
BetrKV § 2
17 umlagefähige Positionen (abschließend)
HeizkostenV § 6
Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung
HeizkostenV § 7
Aufteilung 50–70 % verbrauchsabhängig
HeizkostenV § 6a
Monatliche Verbrauchsinformation seit 2022
CO₂KostAufG
CO₂-Abgabe-Aufteilung nach Gebäudeklasse seit 2023
§ 14b UStG
10 Jahre Belegaufbewahrung
§ 147 AO
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
Tipp
Mit Immorium dauert die Abrechnung unter 30 Minuten, statt der typischen 4–8 Stunden in Excel.
Mit OCR-Beleg-Erfassung mit KI, automatischer BetrKV-Zuordnung und Pro-Mieter-PDFs reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich. Wohnflächen, Personenzahl und Vorauszahlungen kommen automatisch aus dem Bestand. CO₂-Aufteilung nach Gebäudeklasse läuft automatisch.
FAQ
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung.
Zwölf Fragen aus der Praxis, von Fristen über Heizkostenverteilung bis CO₂-Aufteilung.
Bis wann muss ich die Nebenkostenabrechnung erstellen?
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 BGB. Bei Kalenderjahr-Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Wichtig: Die Abrechnung muss innerhalb dieser Frist beim Mieter ankommen, nicht nur abgeschickt sein (BGH VIII ZR 38/08). Wer die Frist versäumt, kann eine Nachzahlung nicht mehr verlangen. Ein Guthaben muss aber trotzdem an den Mieter ausgezahlt werden, weil die Frist nur Forderungen des Vermieters betrifft.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Die 17 in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) gelisteten Positionen, abschließend aufgezählt. Dazu zählen Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Hauswart und Antennenanlage. NICHT umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Modernisierungs-Investitionen, Kontoführungsgebühren und Steuerberater-Kosten (außer für die Abrechnung selbst).
Wie wähle ich den richtigen Umlageschlüssel?
Für Heizkosten und Warmwasser ist der Verbrauchsschlüssel nach Heizkostenverordnung zwingend (mind. 50 % und höchstens 70 % verbrauchsabhängig). Für andere Kosten gibt es Wahlfreiheit zwischen Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Wohneinheit. Wichtig: Der gewählte Schlüssel muss im Mietvertrag oder in der Hausordnung dokumentiert sein. Eine Änderung mitten in der Mietzeit ist nur mit Zustimmung des Mieters möglich. Für die meisten Vermieter ist Wohnfläche der praktischste Schlüssel: einfach zu erklären, leicht nachzuvollziehen, kein laufendes Personen-Zählen.
Was bei Mieterwechsel mitten im Jahr?
Tagesgenaue Aufteilung. Ziehen zwei Mieter im selben Jahr in dieselbe Wohnung, erhält jeder eine eigene Abrechnung für seinen Zeitraum: anteilig nach Tagen, mit eigener Vorauszahlungsbasis, eigener Personenzahl und eigenem CO₂-Anteil. Beim Verbrauchsschlüssel müssen Zwischen-Zählerstände beim Auszug erfasst werden, sonst ist eine korrekte Aufteilung nicht möglich. In der Praxis berechnet das jede gute Hausverwaltungs-Software automatisch (z. B. Immorium).
Was, wenn der Mieter der Abrechnung widerspricht?
Mieter haben 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, formelle Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Während dieser Frist muss der Mieter nicht zahlen, was unklar ist. Als Vermieter sollten Sie alle Belege, Berechnungen und die generierte PDF revisionssicher archivieren: bei einem Streit ist die Abrechnung der entscheidende Beleg. Stellt sich ein Fehler heraus, korrigieren Sie die Abrechnung und stellen eine korrigierte Version aus.
Wie hilft Immorium konkret bei der Abrechnung?
Vier Schritte: (1) Belege per OCR und KI fotografieren: Betrag, Datum, Lieferant und BetrKV-Kategorie werden automatisch erkannt. (2) Umlageschlüssel pro Kostenart wählen, Verbrauchsdaten für Heizkosten erfassen (manuell oder CSV-Import vom Wärmedienstleister). (3) Pro-Mieter-PDFs mit einem Klick generieren. (4) Versand per Mieterportal mit Empfangsbestätigung oder Druck-Export für Briefversand. Die Abrechnung läuft inklusive CO₂KostAufG-Aufteilung nach Gebäudeenergieausweis-Klasse und tagesgenauer Mieterwechsel-Berechnung.
Was ist die CO₂-Aufteilung ab 2023?
Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG) teilt seit 2023 die CO₂-Abgabe auf fossile Brennstoffe (Heizöl, Erdgas) zwischen Vermieter und Mieter auf: je nach energetischem Zustand des Gebäudes. Bei einem schlecht gedämmten Altbau zahlt der Vermieter bis zu 95 % der CO₂-Abgabe; bei einem KfW-55-Neubau 0 %. Das zehnstufige Modell ist in § 6 CO₂KostAufG geregelt. Den Vermieteranteil müssen Sie in der Nebenkostenabrechnung explizit als Abzug ausweisen.
Welche Belege muss ich aufheben, und wie lange?
Alle Belege zur Abrechnung müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG für Vorsteuerabzug, § 147 AO für Buchführung). Bei privater Vermietung ohne USt-Option reichen formal 6 Jahre nach § 147 AO Abs. 3, wir empfehlen aber 10 Jahre wie für Steuerpflichtige. Belege müssen unverändert sein (keine Streichungen), digital archivierbar sind sie nach GoBD-Grundsätzen. In Immorium gespeicherte Belege erfüllen GoBD-Anforderungen.
Kann ich die Abrechnung per E-Mail schicken?
Nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters nach § 309 Nr. 13 BGB, und auch dann muss der Zugang nachgewiesen werden können. Sicherer ist der Brief mit Empfangsbestätigung oder das Mieterportal (mit automatischer Zugangsbestätigung). Die einfache E-Mail ohne Empfangsbestätigung gilt als nicht zugegangen, wenn der Mieter behauptet, sie nicht erhalten zu haben: dann wäre die 12-Monats-Frist versäumt.
Wie hoch dürfen die Nebenkosten-Vorauszahlungen sein?
Sie müssen „angemessen" sein (§ 556 Abs. 2 BGB), also realistisch geschätzt anhand der Vorjahres-Kosten oder vergleichbarer Wohnungen. Zu hohe Vorauszahlungen sind unzulässig (der Mieter kann sie absenken lassen), zu niedrige führen zu großen Nachzahlungen am Jahresende. Nach jeder Abrechnung darf der Vermieter die Vorauszahlung an die tatsächlichen Kosten anpassen, mit Begründung in der Abrechnung.
Was ist mit Leerstand in der Abrechnung?
Bei Leerstand einer Wohnung trägt der Vermieter die anteiligen Nebenkosten selbst, diese werden nicht auf die übrigen Mieter umgelegt. Praktisch: Bei Wohnflächen-Schlüssel rechnet das System mit der vollen Gesamt-Wohnfläche; die Differenz zwischen tatsächlich umgelegten Anteilen und Gesamtkosten ist der Vermieter-Anteil. Bei Verbrauchsschlüsseln entstehen für die leerstehende Wohnung typischerweise keine Verbrauchskosten.
Welche Software ist die beste für Nebenkostenabrechnung?
Hängt von der Vermieter-Größe ab. Bei 1–2 Wohnungen reicht oft eine geprüfte Excel-Vorlage. Ab 3 Wohnungen lohnt sich strukturierte Software: Immorium (Free-Tier bis 2 Einheiten, ab 21 €/Monat im Jahresabo) deckt BetrKV, HeizkostenV und CO₂KostAufG vollständig ab und exportiert Pro-Mieter-PDFs automatisch. Alternativen: hellohousing, objego, immocloud: siehe der Software-Vergleich 2026.
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